Quadrifoglio GDAI

Quadrifoglio GDAI — aide & documentation complète

Quadrifoglio GDAI est une solution logicielle de Gestion des Actifs Informatiques (GDAI). Elle constitue le référentiel unique du parc informatique — matériel, logiciels & licences, abonnements & services — et outille l'ensemble du cycle de vie de chaque actif, de l'expression du besoin jusqu'à la mise au rebut. Objectifs : centraliser et fiabiliser les données, industrialiser et tracer les processus, renforcer la conformité réglementaire et contractuelle, piloter le budget et l'opérationnel, réduire les tâches administratives à faible valeur ajoutée.

Démonstrateur. Les données présentées sont fictives (parc-type d'une association médico-sociale multi-sites : siège + directions régionales et territoriales). Elles sont réinitialisables à tout moment depuis Administration → Réinitialiser les données de démonstration.

1. Démarrage rapide

Trois comptes illustrent les profils d'usage :

• Administrateur (admin) — accès complet : référentiel, achats, finances, paramétrage des circuits, gestion des comptes, journal d'audit.
• Gestionnaire de parc (expert) — pilotage opérationnel : actifs, interventions, contrats, achats, stock, échéances.
• Support (technicien) — Inventaire mobile : interventions affectées, scan de code-barre, mise à jour de fiche sur le terrain.

Navigation. Ctrl + K (⌘ K sur Mac) ouvre la palette de commandes : tapez le nom d'un module, d'un actif ou d'un contrat pour y sauter au clavier. Le menu latéral se replie en bouton hamburger sur mobile/tablette. Toutes les listes sont triables par colonne (clic sur l'en-tête) et exportables (bouton ⬇ Export CSV en barre du haut).

Parcours type. Repérer une alerte au Tableau de bord → ouvrir l'actif dans Actifs informatiques → créer/convertir une Intervention → la réaliser en Inventaire mobile (scan + clôture) → et, pour un renouvellement, enchaîner Demande → Devis → Validation → Commande → Réception → Affectation.

2. Le tableau de bord

Vue de pilotage synthétique : indicateurs clés (nombre d'actifs, en panne, interventions ouvertes et à planifier, articles sous seuil de stock, contrats à renouveler), répartition des interventions par statut, liste des actifs en panne, interventions urgentes et recommandations proactives (actif en panne, licence/garantie expirée, contrat à renouveler). Chaque ligne est cliquable et ouvre l'objet concerné.

3. Le cycle de vie de l'actif

Chaque actif suit un cycle de vie unifié, tracé et auditable (CCTP §8.3), porté par son statut patrimonial :

Demandé → Validé → Commandé → Réceptionné → En stock → Affecté → En maintenance → Réaffecté → Restitué → Réformé (mise au rebut).

Le statut se pilote depuis la fiche (bouton ✎ Éditer → champ « Cycle de vie ») ou évolue automatiquement au fil des processus : une réception fait passer un actif de « Commandé » à « Réceptionné », une affectation à « Affecté », une restitution à « Restitué ». Chaque transition est horodatée et journalisée (qui, quoi, quand). Chaque actif porte en outre un historique complet de ses événements (création, changements de cycle de vie, affectations, état), présenté en timeline sur sa fiche.

4. Le référentiel des actifs

Le module Actifs informatiques centralise l'ensemble du parc, géolocalisé par site sur une carte et listé dans un tableau triable/filtrable/exportable. Trois catégories (CCTP §2.3), extensibles sans refonte :

Catégorie	Contenu & champs spécifiques
Matériel	Postes fixes et portables, écrans, tablettes, smartphones, serveurs, équipements réseau, imprimantes. Champs : marque/modèle, n° de série, code-barre / étiquette, affectation nominative (usager ou service), site/localisation, criticité, état, coût d'acquisition, contrat rattaché, garantie (badge « sous garantie » / « expirée »).
Logiciel & licence	Logiciels métiers, bureautiques, solutions SaaS. Champs dédiés : clé de licence, nombre de postes couverts et postes utilisés (suivi de conformité, ex. 1147/1200), échéance de renouvellement avec alerte.
Abonnement & service	Accès internet, téléphonie fixe et mobile, cartes SIM, contrats de maintenance IT. Champs : fournisseur, coût mensuel, échéance.

Fiche actif. Chaque actif dispose d'une fiche complète (état, criticité, site, contrat, catégorie, statut de cycle de vie, affectation, n° de série, code-barre, coût, garantie, + bloc licence ou abonnement selon la catégorie), d'un QR-code / étiquette imprimable, et de ses interventions et échéances liées.

Création & édition. Le bouton « + Ajouter un actif » (et ✎ Éditer sur chaque fiche) ouvre un formulaire complet, adapté à la catégorie (sections repliables Licence / Abonnement). La référence est préfixée automatiquement selon la catégorie (AC- matériel, LC- licence, AB- abonnement).

Évolutivité. D'autres catégories d'actifs (mobilier, téléviseurs, équipements techniques…) s'ajoutent sans remise en cause du socle. Les référentiels (types d'actifs, catégories, statuts du cycle de vie) sont paramétrables sans développement par l'administrateur fonctionnel (Administration → Référentiels) et s'appliquent immédiatement aux formulaires.

5. Inventaire mobile & scan de code-barre / QR (F8.4)

Le module Inventaire mobile équipe les agents sur le terrain. Le bouton « 📷 Scanner » active la caméra et lit indifféremment un QR-code ou un code-barre (QR, Code 128, EAN-13/8, Code 39, Codabar, ITF, UPC-A). L'actif est identifié par sa référence, son code-barre ou son n° de série ; sa fiche s'ouvre immédiatement pour un récolement rapide, une réaffectation ou une mise à jour sur place. À défaut de caméra, une saisie manuelle de la référence est proposée. L'étiquette / QR-code de chaque actif se génère et s'imprime depuis sa fiche.

6. Demandes (expression du besoin)

Point d'entrée du besoin : une demande (nouvel équipement, incident, remplacement) est enregistrée avec son demandeur, son objet et l'actif concerné le cas échéant. Elle se convertit en intervention (incident) ou alimente le circuit d'achat (besoin d'équipement) d'un clic.

7. Processus d'achat & réception (F8.2)

Le circuit d'acquisition est intégré et tracé de bout en bout :

Demande → Devis (lignes, prix) → Validation (circuit paramétrable) → Commande (fournisseur, budget) → Réception totale ou partielle → entrée en Stock IT ou affectation directe → Facturation.

Chaque étape est rattachée à un budget et met à jour le statut de cycle de vie des actifs concernés.

8. Contrats fournisseurs & catalogues (F8.1)

Le module Contrats fournisseurs gère les contrats (maintenance matériel, licences éditeur, télécom, impression managée) : tiers, période, montant, échéance de renouvellement, bordereau de prix, états des lieux. Les actifs se rattachent à leur contrat ; les échéances proches remontent en alerte sur le tableau de bord et dans « Échéances & renouvellements ».

9. Interventions & maintenance (F8.3)

Le module Interventions organise la maintenance (correctif / préventif) en colonnes par statut (à planifier, planifié, en cours, clôturé), avec priorité, actif concerné, agent, durée estimée et taux d'avancement. Une demande ou un incident se convertit en intervention d'un clic ; la clôture peut déclencher devis et facturation. Historique conservé sur la fiche de l'actif.

10. Échéances & renouvellements

Suivi centralisé de toutes les échéances : fins de garantie matériel, renouvellements de licences, échéances d'abonnements. Toute échéance dépassée ou proche génère une recommandation sur le tableau de bord, pour anticiper les renouvellements et sécuriser la conformité (licences sur/sous-déployées, contrats à reconduire).

11. Stock IT

Gestion des équipements en stock avant affectation, par magasin : quantités, seuils d'alerte (articles « sous seuil » remontés au tableau de bord), réservations, mouvements (entrées/sorties avec motif). Le stock s'articule avec la réception des commandes et l'affectation des actifs.

12. Budget & facturation

Budget : enveloppes annuelles (support & maintenance, renouvellement du parc), consommation rattachée aux commandes et devis. Facturation : suivi des factures fournisseurs (objet, tiers, montant, statut, date). Vue consolidée des coûts par catégorie, par site et par période.

13. Projets

Regroupement d'interventions et d'acquisitions au sein d'un projet (ex. renouvellement d'un parc de postes) avec description, budget et actions rattachées, pour un suivi transversal.

14. Reporting, requêtes & import

Le module Rapports & requêtes est un véritable outil décisionnel composable : l'utilisateur croise mesures × dimensions × filtres × période (état du parc, coûts, taux d'affectation, échéances, engagements contractuels, répartition par site/catégorie), visualise en graphique et exporte (PDF / CSV / Excel). L'import en masse (CSV) alimente le référentiel depuis les tableurs existants : la reprise depuis Excel se fait sans ressaisie manuelle. Les données sont également mises à disposition par API (endpoint JSON /api/data/actifs), consommable par un connecteur Power BI / Excel (Web JSON) via jeton ou clé d'API.

15. Workflows de validation

Le module Validations exécute des circuits d'approbation paramétrables (étapes, rôles, escalades, seuils) sur les demandes, devis et commandes. Chaque décision (qui, quoi, quand) est historisée pour l'audit interne.

16. Gestion documentaire (GED)

Le module Documents (GED) rattache aux actifs et aux contrats leurs pièces (fiches techniques, factures, PV de réception, conditions contractuelles), avec droits d'accès par profil, visionneuse intégrée et liens vers un stockage externe.

17. Support IT (équipe)

Gestion de l'équipe support : disponibilités, absences, habilitations et certifications (ITIL, sécurité…) avec alertes de péremption, affectation des interventions. Alimente le contrôle des contraintes à l'affectation.

18. Rôles, habilitations & traçabilité (F2, F6)

Gestion fine des rôles fonctionnels et des habilitations (lecture, création, validation, modification), organisables par groupes / périmètres, avec délégation temporaire. Une vue synthétique permet à l'administrateur d'auditer les accès en place. Toute action (création, modification, suppression, validation, connexion) est inscrite au journal d'audit (Administration), consultable et exploitable pour les contrôles internes.

18 bis. Adapter l'application sans développement

L'administrateur peut paramétrer lui-même les formulaires, les libellés, les notifications et les règles automatiques, depuis le menu Administration. L'application inscrit chaque modification au journal d'audit, avec son auteur.

Changer l'état d'un actif. Sur la fiche d'un actif, la ligne « État » présente une liste : choisissez « En panne », « En réparation », « Hors service » ou « Fonctionnel » : l'application enregistre aussitôt le changement dans l'historique de l'actif. Pour un lot, cochez les actifs dans la liste du menu Actifs informatiques, puis choisissez Changer l'état… dans la barre qui apparaît. L'administrateur peut paramétrer les valeurs de cette liste dans les référentiels.

Ajouter des champs au formulaire. Dans Administration › Formulaires, ajoutez les champs propres à votre organisation : texte, nombre, date, liste de valeurs ou case à cocher. Cochez « Obligatoire » pour refuser l'enregistrement d'un actif où le champ reste vide. Cochez une ou plusieurs familles pour réserver le champ au matériel, aux logiciels ou aux abonnements ; sans famille cochée, l'application le présente pour toutes les familles. Les champs apparaissent aussitôt dans le formulaire Actifs informatiques › Ajouter un actif et sur la fiche ; l'export pour l'outil décisionnel les contient aussi.

Renommer les libellés et le menu. Dans Administration › Libellés, inscrivez en face du libellé d'origine le terme de votre organisation, par exemple « Parc informatique » au lieu d'« Actifs informatiques », ou « État technique » au lieu d'« État ». Une case vide garde le libellé d'origine. Tous les utilisateurs peuvent voir le nouveau libellé dès qu'ils rechargent la page.

Associer des actifs entre eux. Dans le formulaire d'un actif, le champ Actif parent rattache par exemple un écran à son poste ou un serveur à sa baie. La fiche du parent énumère alors ses composants, chacun avec son état ; la fiche du composant renvoie à son parent. L'application refuse un rattachement qui formerait une boucle.

Recevoir des notifications. Dans Administration › Notifications, renseignez d'abord le serveur d'envoi de votre messagerie, puis créez une règle par besoin : fin de garantie, échéance de licence, échéance d'abonnement, échéance de contrat ou passage d'un actif « En panne ». Une règle d'échéance accepte plusieurs délais, par exemple 90 et 30 jours : chaque délai déclenche son propre message. Rédigez l'objet et le texte avec les variables {actif}, {reference}, {type}, {site}, {affectataire}, {etat}, {echeance}, {jours} et {objet}. Le bouton Envoyer un essai expédie aussitôt un message réel ; le tableau « Derniers envois » donne le résultat de chaque envoi. Le champ « Sites visés » réserve une règle à certains sites : le service d'une région ne reçoit alors que les alertes de son parc, et l'on peut écrire une règle par site avec ses propres délais et ses propres destinataires. L'application examine les échéances chaque matin à 7 h.

Limiter un compte à certains sites, l'inscrire dans une équipe. Dans Administration › Utilisateurs, l'administrateur peut inscrire chaque compte dans un groupe ou une équipe et lui fixer un périmètre : les sites qu'il peut voir. Un compte limité ne voit, dans la liste comme dans les rapports, que les actifs de ses sites ; le serveur applique cette limite à chaque demande. Un compte sans site coché, comme tout administrateur, voit tout le parc.

Conserver le tri, le filtre et les colonnes de chaque liste. Sur chaque liste, un clic sur l'en-tête d'une colonne trie la liste, un second clic inverse l'ordre ; le champ « Filtrer la liste » ne garde que les lignes qui contiennent le texte saisi ; le bouton « Colonnes » masque ou réaffiche des colonnes. L'application conserve ces choix pour chaque utilisateur et chaque liste, d'une session à l'autre et d'un poste à l'autre.

Composer un rapport. En tête du menu Rapports & requêtes, le rapport composable croise une source (actifs, contrats, commandes ou factures), un axe d'analyse (site, type, famille, état, fournisseur…), une mesure (nombre ou montant), des filtres et une période. L'application présente le résultat en tableau et en barres, avec son total. Les boutons CSV, Excel et PDF exportent le rapport ; le bouton « Enregistrer ce rapport » le conserve sous un nom, pour le rappeler plus tard.

Être alerté sur le stock et relancer une validation. Dans Administration › Notifications, une règle « Stock sous le seuil d'alerte » prévient chaque jour où un article reste sous son seuil ; une règle « Validation en attente » relance les destinataires quand un devis, une commande ou un transfert attend une décision depuis le nombre de jours choisi, par exemple 3 puis 7 jours. Pour une escalade, écrivez deux règles : la première relance le valideur au bout de 3 jours, la seconde prévient son responsable au bout de 7.

Créer des règles automatiques. Dans Administration › Règles automatiques, une règle associe un événement, une condition et une action. Événements : création d'un actif, changement d'état, changement de cycle de vie. Conditions : famille, type, état ou site de l'actif. Actions : rattacher l'actif à un projet, le faire passer à un cycle de vie, le rattacher à un contrat, l'affecter à un site, prévenir des destinataires par courriel. Exemple : à la création d'un actif de type « Écran », le rattacher au projet de renouvellement du parc. Chaque application de la règle entre dans l'historique de l'actif et au journal d'audit.

Consulter le journal d'audit. Administration › Journal d'audit conserve chaque création, modification et suppression, quel que soit l'objet, avec son auteur et son heure, ainsi que les connexions et les traitements automatiques. Le champ de recherche retrouve une ligne dans toute l'histoire du journal, par un mot de l'action ou par l'identifiant d'un compte : « suppression », « article », « AC-001 ». Les champs « Du » et « au » limitent la recherche à la période d'une revue, par exemple un trimestre. Les boutons Tout en CSV et Tout en Excel exportent toutes les inscriptions retenues, sans limite de nombre ; le journal garde aussi la trace de chaque export.

Choisir les menus de chaque profil. Dans Administration › Menus par profil, une grille croise les entrées du menu et les profils : gestionnaire de parc, support, lecture seule. Décochez une entrée pour la retirer du menu d'un profil, par exemple le budget et la facturation pour le support. Chacun ne trouve ainsi dans son menu que les entrées utiles à son métier ; les droits de lecture et d'écriture restent ceux du rôle, et le serveur les contrôle à chaque demande.

Déléguer ses validations pendant une absence. En bas de la page Validations, la carte « Délégations en cas d'absence » permet à chaque valideur de confier ses validations à un collègue, du premier au dernier jour de son absence, avec un motif. Pendant cette période, le délégataire trouve ces validations dans son propre bac et décide à la place du titulaire ; l'application inscrit les deux noms dans l'historique de la validation et au journal d'audit. La délégation cesse d'elle-même après le dernier jour ; le titulaire peut aussi la retirer plus tôt. L'administrateur peut créer une délégation au nom d'un valideur absent sans préavis.

Importer des contrats et des catalogues. Dans Rapports & requêtes › Import CSV, choisissez le type de données : actifs, contrats fournisseurs, catalogue d'articles d'un contrat ou articles du stock. La fenêtre d'import rappelle les colonnes attendues. L'application rattache chaque article d'un catalogue au contrat que cite la colonne « contrat », par sa référence ou par son nom ; elle écarte une ligne déjà présente et le signale dans son compte rendu.

19. Sécurité, hébergement & conformité

SSO Microsoft Entra ID (Azure AD) — natif : la solution implémente le flux OpenID Connect Authorization Code. Le bouton « Se connecter avec Microsoft » redirige vers Entra ID ; la solution échange le code d'autorisation, valide le jeton d'identité et provisionne automatiquement le compte (rôle lecture seule par défaut). L'administrateur configure l'issuer du tenant, le Client ID/secret de l'application et la Redirect URI (Administration → Intégrations). Authentification par mot de passe conservée en repli.

Authentification multifacteur (MFA) — native : chaque utilisateur active la double authentification par code à usage unique TOTP (RFC 6238) compatible Microsoft/Google Authenticator (QR-code fourni), exigé à la connexion. Utile notamment hors du réseau local.

Chiffrement des flux, journalisation de toutes les actions (journal d'audit), sauvegardes régulières avec tests de restauration. Réversibilité : export complet du parc à tout moment (dont API de mise à disposition des données), restitution en fin de contrat. Hébergement : SaaS mutualisé/dédié ou on-premise ; données hébergées et traitées au sein de l'Union européenne. Les certifications d'infrastructure (ISO 27001, HDS) et la conformité NIS 2 relèvent de l'hébergeur et de la feuille de route sécurité, documentées dans le Plan d'Assurance Sécurité (PAS) et la PSSI.

20. Architecture & interopérabilité

Application web responsive — aucune installation sur le poste, navigateurs récents (Chrome, Edge, Firefox), utilisable sur smartphone et tablette. API REST pour exposer et consommer les données, webhooks, imports/exports CSV / JSON, connecteurs. Connecteur Efficia (ticketing de Coallia) natif : réception automatique des demandes (webhook entrant POST /api/efficia/demande) et publication du catalogue d'articles vers Efficia (Annexe Processus cible). Connecteur Microsoft Intune natif : remontée automatique du parc matériel via l'API Microsoft Graph (OAuth client-credentials sur le tenant Entra, lecture des managedDevices, rapprochement sur le n° de série), configurable et déclenchable depuis Administration › Intégrations. Architecture sans état (instances interchangeables → haute disponibilité et montée en charge : parc de plusieurs milliers d'actifs et d'utilisateurs), avec environnement de préproduction distinct de la production et gestion des versions (mises à jour, tests de non-régression).

20 bis. Alimentation automatique du parc par agent et balayage du réseau

Trois mécanismes alimentent le référentiel sans saisie, tous réglés depuis Administration › Intégrations : le connecteur Intune (chapitre 20), l'agent d'inventaire et le balayage du réseau. L'agent relève chaque poste ou serveur et ses logiciels installés ; le balayage trouve ce qu'aucun agent n'atteint (imprimantes, équipements réseau, périphériques). Les deux rapprochent leurs résultats du parc existant : l'agent sur le numéro de série puis sur le nom d'hôte, le balayage sur l'adresse IP puis sur le nom réseau.

Unicité du numéro de série. Le numéro de série est la clé commune à l'agent, au connecteur Intune, au flux Engagia, à la saisie et à l'import : une même machine ne crée jamais deux actifs, quelles que soient la casse et les espaces du numéro rendu par chaque source. Un BIOS mal renseigné rend une valeur de remplissage (To Be Filled By O.E.M., Default string, System Serial Number) ; l'application écarte ces valeurs et rapproche alors sur le nom d'hôte, ce qui évite de fondre en un seul actif toutes les machines au BIOS muet. La saisie et la modification d'un actif refusent un numéro déjà porté, en nommant l'actif qui le porte ; l'import écarte les lignes correspondantes et en donne le compte.

L'agent d'inventaire. Un script, gdai-agent.ps1 pour Windows et gdai-agent.sh pour Linux et macOS, à télécharger depuis la carte « Agent d'inventaire » : l'adresse de l'instance et son jeton y sont déjà inscrits. Il relève le fabricant, le modèle, le numéro de série, le système et sa version, le processeur, la mémoire, les disques, les adresses IP, l'utilisateur connecté et la liste des logiciels installés (clés de désinstallation Windows ; dpkg, rpm, flatpak et snap sous Linux ; dossier Applications sous macOS), puis le dépose par HTTPS avec l'en-tête X-Agent-Token. Le serveur crée l'actif absent ou met à jour l'existant, écrit l'historique et le journal d'audit ; la fiche de l'actif montre le relevé et la table des logiciels. Le jeton ne donne que le droit de déposer un relevé ; l'administrateur le renouvelle en un clic, ce qui invalide les scripts déjà déployés.

Déploiement par GPO (postes et serveurs joints au domaine). Le montage recommandé est une tâche planifiée déployée par préférence de stratégie de groupe : Configuration ordinateur › Préférences › Paramètres du Panneau de configuration › Tâches planifiées, action « Créer », compte NT AUTHORITY\SYSTEM, déclencheur quotidien à heure fixe (par exemple 9 h, pour trouver l'utilisateur connecté), action powershell.exe avec les arguments -NoProfile -ExecutionPolicy Bypass -File C:\ProgramData\GDAI\gdai-agent.ps1. Une préférence « Fichiers » de la même GPO copie le script depuis un partage lu par les ordinateurs (SYSVOL ou NETLOGON) vers C:\ProgramData\GDAI\. Variante plus simple, un script de démarrage PowerShell (Configuration ordinateur › Stratégies › Paramètres Windows › Scripts › Démarrage) : le relevé part à chaque démarrage, sans utilisateur connecté et sans relevé tant que le poste n'a pas redémarré. Le script tourne en SYSTEM : seuls les logiciels installés pour tous les utilisateurs remontent, ce qui correspond au périmètre des licences.

Déploiement par Intune (postes enrôlés). Appareils › Scripts et corrections. Soit un script de plateforme (exécution unique à l'enrôlement, contexte système, PowerShell 64 bits), soit, de préférence, un script de correction avec notre script en détection et une planification quotidienne, qui donne en plus l'état d'exécution par appareil dans Intune. Le connecteur Intune du chapitre 20 reste utile en parallèle : il remonte aussi les appareils qui n'ont pas encore reçu le script, avec leur état de conformité.

Déploiement sous Linux et macOS. Copier gdai-agent.sh dans /usr/local/sbin/, le rendre exécutable, puis une ligne de cron en root (nécessaire sous Linux pour lire le numéro de série dans /sys/class/dmi/id/) : 0 9 * * * /usr/local/sbin/gdai-agent.sh >/var/log/gdai-agent.log 2>&1. Sous macOS, un launchd quotidien ou l'outil de gestion de flotte en place lance la même commande.

Vérification. La carte « Agent d'inventaire » liste les derniers relevés reçus (date, actif, hôte, système, utilisateur, nombre de logiciels). Un poste absent de cette liste n'a pas pu joindre l'instance : vérifier la sortie du script (GDAI : relevé transmis ou envoi refusé), l'accès HTTPS à l'adresse de GDAI depuis le poste et le jeton, s'il a été renouvelé depuis le téléchargement.

Rapprochement des licences. Chaque licence porte un motif (fiche de la licence, volet « Licence logicielle »), cherché dans le nom des logiciels relevés ; la table de la carte compte les machines où le logiciel est installé et signale l'écart avec les postes couverts, dans les deux sens : installations sans licence ou licences disponibles.

Le balayage du réseau. L'administrateur déclare les plages IPv4 privées à parcourir, un plafond d'adresses par balayage et un délai par port, puis lance le balayage d'une plage. L'application interroge les ports usuels (SSH, HTTP, HTTPS, SNMP, SMB, RDP, WinRM, LPD, IPP, JetDirect, MariaDB, PostgreSQL), résout le nom réseau, devine le type d'équipement et présente des propositions ; l'administrateur retient celles qu'il veut, chacune devenant un actif « En stock » à rattacher à un site et à un affectataire. Aucune planification : un balayage part toujours d'un clic et laisse une trace au journal d'audit. Le serveur de GDAI doit atteindre le réseau à parcourir : c'est le cas en installation locale ; en mode SaaS, le raccordement réseau convenu au cadrage ouvre ce chemin.

21. Recherche transverse & exports

La barre de recherche (en-tête) interroge l'ensemble des objets (actifs, interventions, contrats…) et propose des facettes. Chaque liste, chaque requête et chaque rapport peuvent s'exporter en CSV, en classeur Excel ou en PDF. L'étiquetage QR/code-barre s'imprime depuis les fiches.

22. Raccourcis clavier

• Ctrl / ⌘ + K — palette de commandes (aller à un module, un actif, un contrat)
• Échap — fermer une fiche, une fenêtre ou la palette
• Entrée (barre de recherche) — lancer la recherche transverse
• Clic sur en-tête de colonne — trier une liste

23. Glossaire

Terme	Définition
GDAI	Gestion des Actifs Informatiques : discipline et outil de pilotage du parc (matériel, logiciels, abonnements) sur tout son cycle de vie.
Actif	Tout bien géré : matériel, licence logicielle, abonnement/service.
Statut patrimonial	Étape de l'actif dans son cycle de vie (Demandé → … → Réformé).
Affectation nominative	Rattachement d'un actif à un usager ou à un service, choisi dans un référentiel d'affectataires (liste déroulante). Un affectataire absent se crée à la volée depuis le formulaire (bouton « + ») ou en masse dans Administration › Intégrations › Référentiels.
Corbeille	Toute suppression (actif, contrat, élément de référentiel) est une suppression douce : l'élément part en corbeille (Administration › Intégrations) d'où il peut être restauré, ou supprimé définitivement.
Actions groupées	Dans la liste des actifs, une case par ligne (et une case « tout sélectionner » en tête) permet de traiter un lot en une opération : changer le statut de cycle de vie (ex. passer un parc entier en « Réformé »), réaffecter, rattacher un contrat, exporter la sélection, imprimer les étiquettes, ou mettre en corbeille. Chaque actif conserve sa trace d'historique. Réponse directe au besoin d'industrialisation.
Exports CSV, Excel & PDF	Toute liste de l'application porte trois boutons ⬇ CSV, ⬇ Excel et ⬇ PDF : l'export reprend les lignes et les colonnes affichées, dans l'ordre du tri et avec le filtre en cours, et produit un fichier texte, un classeur Excel ou un document PDF prêt à imprimer.
Code-barre / étiquette	Identifiant physique de l'actif, scannable pour le récolement et l'inventaire.
Agent d'inventaire	Script déployé sur les postes et serveurs (GPO, Intune, cron) qui relève la machine et ses logiciels installés et les dépose dans GDAI avec le jeton de l'instance ; chapitre 20 bis.
Balayage du réseau	Parcours des plages IP privées déclarées par l'administrateur, qui propose les machines trouvées comme actifs à retenir ; chapitre 20 bis.
Réforme / mise au rebut	Sortie définitive de l'actif du parc.
Réversibilité	Capacité à récupérer l'intégralité de ses données en fin de contrat.

24. Questions fréquentes

Comment inventorier un poste sur le terrain ? Inventaire mobile → 📷 Scanner → viser le code-barre/QR → la fiche s'ouvre pour contrôle ou mise à jour.
Comment suivre la conformité des licences ? Fiche de la licence : postes couverts vs postes utilisés + échéance ; les dépassements et échéances remontent en recommandation.
Comment reprendre mes données Excel existantes ? Rapports & requêtes → Import CSV ; le référentiel se peuple sans ressaisie.
Comment récupérer mes données ? Export CSV par liste, exports PDF/Excel des rapports, et export complet du parc (réversibilité).
Puis-je l'héberger sur mon infrastructure ? Oui : déploiement SaaS ou on-premise selon le besoin.

25. Couverture des exigences du cahier des charges

Exigence CCTP	Réponse de la solution
Référentiel unique des actifs (matériel, logiciels/licences, abonnements)	Module Actifs informatiques, 3 catégories extensibles, fiche complète, import CSV.
Cycle de vie complet, tracé et auditable (§8.3)	Statut patrimonial en 9 étapes, transitions journalisées.
Processus d'achat (§8.2)	Demande → devis → validation → commande → réception (partielle) → stock/affectation → facturation.
Contrats fournisseurs & catalogues (§8.1)	Module Contrats, échéances, BPU, rattachement des actifs.
Scan code-barre / QR (§8.4)	Inventaire mobile, lecture QR + codes-barres multi-formats, résolution par réf./code-barre/n° série.
Habilitations, rôles, gouvernance (§2, §6)	Rôles fins, groupes, délégation, vue d'audit des accès, journal d'audit exhaustif.
Reporting & tableaux de bord (§5)	Tableau de bord + Rapports composables (mesures × dimensions × filtres), export PDF/Excel.
Ergonomie & accessibilité (§1)	Interface web responsive, palette Ctrl+K, tri générique, aides contextuelles, français.
Évolutivité du périmètre (§2.4)	Catégories et champs extensibles sans refonte.
Intégration Efficia (ticketing — Annexe Processus cible)	Connecteur natif : demandes entrantes depuis Efficia (webhook) + publication du catalogue d'articles vers Efficia.
Historique complet par actif (§8.3)	Timeline d'événements (création, cycle de vie, affectation, état) sur chaque fiche.
Paramétrage sans développement (F3)	Référentiels (types, catégories, statuts du cycle de vie) éditables par l'admin fonctionnel.
Sécurité, souveraineté, hébergement	SSO Entra ID (OIDC natif), MFA TOTP natif, journalisation, données UE, SaaS/on-premise, réversibilité (export + API), PAS/PSSI.

Quadrifoglio GDAI — démonstrateur. Toutes les données sont fictives. © Quadrifoglio.ai