Quadrifoglio GDAI

Quadrifoglio GDAI — aide & documentation complète

Quadrifoglio GDAI est une solution logicielle de Gestion des Actifs Informatiques (GDAI). Elle constitue le référentiel unique du parc informatique — matériel, logiciels & licences, abonnements & services — et outille l'ensemble du cycle de vie de chaque actif, de l'expression du besoin jusqu'à la mise au rebut. Objectifs : centraliser et fiabiliser les données, industrialiser et tracer les processus, renforcer la conformité réglementaire et contractuelle, piloter le budget et l'opérationnel, réduire les tâches administratives à faible valeur ajoutée.

Démonstrateur. Les données présentées sont fictives (parc-type d'une association médico-sociale multi-sites : siège + directions régionales et territoriales). Elles sont réinitialisables à tout moment depuis Administration → Réinitialiser les données de démonstration.

1. Démarrage rapide

Trois comptes illustrent les profils d'usage :

• Administrateur (admin) — accès complet : référentiel, achats, finances, paramétrage des circuits, gestion des comptes, journal d'audit.
• Gestionnaire de parc (expert) — pilotage opérationnel : actifs, interventions, contrats, achats, stock, échéances.
• Support (technicien) — Inventaire mobile : interventions affectées, scan de code-barre, mise à jour de fiche sur le terrain.

Navigation. Ctrl + K (⌘ K sur Mac) ouvre la palette de commandes : tapez le nom d'un module, d'un actif ou d'un contrat pour y sauter au clavier. Le menu latéral se replie en bouton hamburger sur mobile/tablette. Toutes les listes sont triables par colonne (clic sur l'en-tête) et exportables (bouton ⬇ Export CSV en barre du haut).

Parcours type. Repérer une alerte au Tableau de bord → ouvrir l'actif dans Actifs informatiques → créer/convertir une Intervention → la réaliser en Inventaire mobile (scan + clôture) → et, pour un renouvellement, enchaîner Demande → Devis → Validation → Commande → Réception → Affectation.

2. Le tableau de bord

Vue de pilotage synthétique : indicateurs clés (nombre d'actifs, en panne, interventions ouvertes et à planifier, articles sous seuil de stock, contrats à renouveler), répartition des interventions par statut, liste des actifs en panne, interventions urgentes et recommandations proactives (actif en panne, licence/garantie expirée, contrat à renouveler). Chaque ligne est cliquable et ouvre l'objet concerné.

3. Le cycle de vie de l'actif

Chaque actif suit un cycle de vie unifié, tracé et auditable (CCTP §8.3), porté par son statut patrimonial :

Demandé → Validé → Commandé → Réceptionné → En stock → Affecté → En maintenance → Réaffecté → Restitué → Réformé (mise au rebut).

Le statut se pilote depuis la fiche (bouton ✎ Éditer → champ « Cycle de vie ») ou évolue automatiquement au fil des processus : une réception fait passer un actif de « Commandé » à « Réceptionné », une affectation à « Affecté », une restitution à « Restitué ». Chaque transition est horodatée et journalisée (qui, quoi, quand). Chaque actif porte en outre un historique complet de ses événements (création, changements de cycle de vie, affectations, état), présenté en timeline sur sa fiche.

4. Le référentiel des actifs

Le module Actifs informatiques centralise l'ensemble du parc, géolocalisé par site sur une carte et listé dans un tableau triable/filtrable/exportable. Trois catégories (CCTP §2.3), extensibles sans refonte :

Catégorie	Contenu & champs spécifiques
Matériel	Postes fixes et portables, écrans, tablettes, smartphones, serveurs, équipements réseau, imprimantes. Champs : marque/modèle, n° de série, code-barre / étiquette, affectation nominative (usager ou service), site/localisation, criticité, état, coût d'acquisition, contrat rattaché, garantie (badge « sous garantie » / « expirée »).
Logiciel & licence	Logiciels métiers, bureautiques, solutions SaaS. Champs dédiés : clé de licence, nombre de postes couverts et postes utilisés (suivi de conformité, ex. 1147/1200), échéance de renouvellement avec alerte.
Abonnement & service	Accès internet, téléphonie fixe et mobile, cartes SIM, contrats de maintenance IT. Champs : fournisseur, coût mensuel, échéance.

Fiche actif. Chaque actif dispose d'une fiche complète (état, criticité, site, contrat, catégorie, statut de cycle de vie, affectation, n° de série, code-barre, coût, garantie, + bloc licence ou abonnement selon la catégorie), d'un QR-code / étiquette imprimable, et de ses interventions et échéances liées.

Création & édition. Le bouton « + Ajouter un actif » (et ✎ Éditer sur chaque fiche) ouvre un formulaire complet, adapté à la catégorie (sections repliables Licence / Abonnement). La référence est préfixée automatiquement selon la catégorie (AC- matériel, LC- licence, AB- abonnement).

Évolutivité. D'autres catégories d'actifs (mobilier, téléviseurs, équipements techniques…) s'ajoutent sans remise en cause du socle. Les référentiels (types d'actifs, catégories, statuts du cycle de vie) sont paramétrables sans développement par l'administrateur fonctionnel (Administration → Référentiels) et s'appliquent immédiatement aux formulaires.

5. Inventaire mobile & scan de code-barre / QR (F8.4)

Le module Inventaire mobile équipe les agents sur le terrain. Le bouton « 📷 Scanner » active la caméra et lit indifféremment un QR-code ou un code-barre (QR, Code 128, EAN-13/8, Code 39, Codabar, ITF, UPC-A). L'actif est identifié par sa référence, son code-barre ou son n° de série ; sa fiche s'ouvre immédiatement pour un récolement rapide, une réaffectation ou une mise à jour sur place. À défaut de caméra, une saisie manuelle de la référence est proposée. L'étiquette / QR-code de chaque actif se génère et s'imprime depuis sa fiche.

6. Demandes (expression du besoin)

Point d'entrée du besoin : une demande (nouvel équipement, incident, remplacement) est enregistrée avec son demandeur, son objet et l'actif concerné le cas échéant. Elle se convertit en intervention (incident) ou alimente le circuit d'achat (besoin d'équipement) d'un clic.

7. Processus d'achat & réception (F8.2)

Le circuit d'acquisition est intégré et tracé de bout en bout :

Demande → Devis (lignes, prix) → Validation (circuit paramétrable) → Commande (fournisseur, budget) → Réception totale ou partielle → entrée en Stock IT ou affectation directe → Facturation.

Chaque étape est rattachée à un budget et met à jour le statut de cycle de vie des actifs concernés.

8. Contrats fournisseurs & catalogues (F8.1)

Le module Contrats fournisseurs gère les contrats (maintenance matériel, licences éditeur, télécom, impression managée) : tiers, période, montant, échéance de renouvellement, bordereau de prix, états des lieux. Les actifs se rattachent à leur contrat ; les échéances proches remontent en alerte sur le tableau de bord et dans « Échéances & renouvellements ».

9. Interventions & maintenance (F8.3)

Le module Interventions organise la maintenance (correctif / préventif) en colonnes par statut (à planifier, planifié, en cours, clôturé), avec priorité, actif concerné, agent, durée estimée et taux d'avancement. Une demande ou un incident se convertit en intervention d'un clic ; la clôture peut déclencher devis et facturation. Historique conservé sur la fiche de l'actif.

10. Échéances & renouvellements

Suivi centralisé de toutes les échéances : fins de garantie matériel, renouvellements de licences, échéances d'abonnements. Toute échéance dépassée ou proche génère une recommandation sur le tableau de bord, pour anticiper les renouvellements et sécuriser la conformité (licences sur/sous-déployées, contrats à reconduire).

11. Stock IT

Gestion des équipements en stock avant affectation, par magasin : quantités, seuils d'alerte (articles « sous seuil » remontés au tableau de bord), réservations, mouvements (entrées/sorties avec motif). Le stock s'articule avec la réception des commandes et l'affectation des actifs.

12. Budget & facturation

Budget : enveloppes annuelles (support & maintenance, renouvellement du parc), consommation rattachée aux commandes et devis. Facturation : suivi des factures fournisseurs (objet, tiers, montant, statut, date). Vue consolidée des coûts par catégorie, par site et par période.

13. Projets

Regroupement d'interventions et d'acquisitions au sein d'un projet (ex. renouvellement d'un parc de postes) avec description, budget et actions rattachées, pour un suivi transversal.

14. Reporting, requêtes & import

Le module Rapports & requêtes est un véritable outil décisionnel composable : l'utilisateur croise mesures × dimensions × filtres × période (état du parc, coûts, taux d'affectation, échéances, engagements contractuels, répartition par site/catégorie), visualise en graphique et exporte (PDF / CSV / Excel). L'import en masse (CSV) alimente le référentiel depuis les tableurs existants : la reprise depuis Excel se fait sans ressaisie manuelle. Les données sont également mises à disposition par API (endpoint JSON /api/data/actifs), consommable par un connecteur Power BI / Excel (Web JSON) via jeton ou clé d'API.

15. Workflows de validation

Le module Validations exécute des circuits d'approbation paramétrables (étapes, rôles, escalades, seuils) sur les demandes, devis et commandes. Chaque décision (qui, quoi, quand) est historisée pour l'audit interne.

16. Gestion documentaire (GED)

Le module Documents (GED) rattache aux actifs et aux contrats leurs pièces (fiches techniques, factures, PV de réception, conditions contractuelles), avec droits d'accès par profil, visionneuse intégrée et liens vers un stockage externe.

17. Support IT (équipe)

Gestion de l'équipe support : disponibilités, absences, habilitations et certifications (ITIL, sécurité…) avec alertes de péremption, affectation des interventions. Alimente le contrôle des contraintes à l'affectation.

18. Rôles, habilitations & traçabilité (F2, F6)

Gestion fine des rôles fonctionnels et des habilitations (lecture, création, validation, modification), organisables par groupes / périmètres, avec délégation temporaire. Une vue synthétique permet à l'administrateur d'auditer les accès en place. Toute action (création, modification, suppression, validation, connexion) est inscrite au journal d'audit (Administration), consultable et exploitable pour les contrôles internes.

19. Sécurité, hébergement & conformité

SSO Microsoft Entra ID (Azure AD) — natif : la solution implémente le flux OpenID Connect Authorization Code. Le bouton « Se connecter avec Microsoft » redirige vers Entra ID ; la solution échange le code d'autorisation, valide le jeton d'identité et provisionne automatiquement le compte (rôle lecture seule par défaut). L'administrateur configure l'issuer du tenant, le Client ID/secret de l'application et la Redirect URI (Administration → Intégrations). Authentification par mot de passe conservée en repli.

Authentification multifacteur (MFA) — native : chaque utilisateur active la double authentification par code à usage unique TOTP (RFC 6238) compatible Microsoft/Google Authenticator (QR-code fourni), exigé à la connexion. Utile notamment hors du réseau local.

Chiffrement des flux, journalisation de toutes les actions (journal d'audit), sauvegardes régulières avec tests de restauration. Réversibilité : export complet du parc à tout moment (dont API de mise à disposition des données), restitution en fin de contrat. Hébergement : SaaS mutualisé/dédié ou on-premise ; données hébergées et traitées au sein de l'Union européenne. Les certifications d'infrastructure (ISO 27001, HDS) et la conformité NIS 2 relèvent de l'hébergeur et de la feuille de route sécurité, documentées dans le Plan d'Assurance Sécurité (PAS) et la PSSI.

20. Architecture & interopérabilité

Application web responsive — aucune installation sur le poste, navigateurs récents (Chrome, Edge, Firefox), utilisable sur smartphone et tablette. API REST pour exposer et consommer les données, webhooks, imports/exports CSV / JSON, connecteurs. Connecteur Efficia (ticketing de Coallia) natif : réception automatique des demandes (webhook entrant POST /api/efficia/demande) et publication du catalogue d'articles vers Efficia (Annexe Processus cible). Architecture sans état (instances interchangeables → haute disponibilité et montée en charge : parc de plusieurs milliers d'actifs et d'utilisateurs), avec environnement de préproduction distinct de la production et gestion des versions (mises à jour, tests de non-régression).

21. Recherche transverse & exports

La barre de recherche (en-tête) interroge l'ensemble des objets (actifs, interventions, contrats…) et propose des facettes. Chaque liste et chaque vue de reporting s'exporte (CSV, et PDF/Excel pour les rapports). L'étiquetage QR/code-barre s'imprime depuis les fiches.

22. Raccourcis clavier

• Ctrl / ⌘ + K — palette de commandes (aller à un module, un actif, un contrat)
• Échap — fermer une fiche, une fenêtre ou la palette
• Entrée (barre de recherche) — lancer la recherche transverse
• Clic sur en-tête de colonne — trier une liste

23. Glossaire

Terme	Définition
GDAI	Gestion des Actifs Informatiques : discipline et outil de pilotage du parc (matériel, logiciels, abonnements) sur tout son cycle de vie.
Actif	Tout bien géré : matériel, licence logicielle, abonnement/service.
Statut patrimonial	Étape de l'actif dans son cycle de vie (Demandé → … → Réformé).
Affectation nominative	Rattachement d'un actif à un usager ou à un service.
Code-barre / étiquette	Identifiant physique de l'actif, scannable pour le récolement et l'inventaire.
Réforme / mise au rebut	Sortie définitive de l'actif du parc.
Réversibilité	Capacité à récupérer l'intégralité de ses données en fin de contrat.

24. Questions fréquentes

Comment inventorier un poste sur le terrain ? Inventaire mobile → 📷 Scanner → viser le code-barre/QR → la fiche s'ouvre pour contrôle ou mise à jour.
Comment suivre la conformité des licences ? Fiche de la licence : postes couverts vs postes utilisés + échéance ; les dépassements et échéances remontent en recommandation.
Comment reprendre mes données Excel existantes ? Rapports & requêtes → Import CSV ; le référentiel se peuple sans ressaisie.
Comment récupérer mes données ? Export CSV par liste, exports PDF/Excel des rapports, et export complet du parc (réversibilité).
Puis-je l'héberger sur mon infrastructure ? Oui : déploiement SaaS ou on-premise selon le besoin.

25. Couverture des exigences du cahier des charges

Exigence CCTP	Réponse de la solution
Référentiel unique des actifs (matériel, logiciels/licences, abonnements)	Module Actifs informatiques, 3 catégories extensibles, fiche complète, import CSV.
Cycle de vie complet, tracé et auditable (§8.3)	Statut patrimonial en 9 étapes, transitions journalisées.
Processus d'achat (§8.2)	Demande → devis → validation → commande → réception (partielle) → stock/affectation → facturation.
Contrats fournisseurs & catalogues (§8.1)	Module Contrats, échéances, BPU, rattachement des actifs.
Scan code-barre / QR (§8.4)	Inventaire mobile, lecture QR + codes-barres multi-formats, résolution par réf./code-barre/n° série.
Habilitations, rôles, gouvernance (§2, §6)	Rôles fins, groupes, délégation, vue d'audit des accès, journal d'audit exhaustif.
Reporting & tableaux de bord (§5)	Tableau de bord + Rapports composables (mesures × dimensions × filtres), export PDF/Excel.
Ergonomie & accessibilité (§1)	Interface web responsive, palette Ctrl+K, tri générique, aides contextuelles, français.
Évolutivité du périmètre (§2.4)	Catégories et champs extensibles sans refonte.
Intégration Efficia (ticketing — Annexe Processus cible)	Connecteur natif : demandes entrantes depuis Efficia (webhook) + publication du catalogue d'articles vers Efficia.
Historique complet par actif (§8.3)	Timeline d'événements (création, cycle de vie, affectation, état) sur chaque fiche.
Paramétrage sans développement (F3)	Référentiels (types, catégories, statuts du cycle de vie) éditables par l'admin fonctionnel.
Sécurité, souveraineté, hébergement	SSO Entra ID (OIDC natif), MFA TOTP natif, journalisation, données UE, SaaS/on-premise, réversibilité (export + API), PAS/PSSI.

Quadrifoglio GDAI — démonstrateur. Toutes les données sont fictives. © Quadrifoglio.ai